Comment Kyriba a permis d’éviter un paiement frauduleux de 8 millions de dollars ?

La tentative de fraude a commencé par un e-mail du PDG. Heureusement, l’équipe trésorerie d’un important promoteur immobilier avait travaillé avec diligence pour mettre en place des processus de paiement efficaces qui réduiraient le risque de paiements frauduleux ou inexacts. Ces politiques comprenaient à la fois des contrôles internes, l’utilisation de la technologie et la diffusion de l’information, l’enrichissement de la culture d’entreprise et la surveillance/conformité.

Une demande crédible

Le trésorier adjoint a reçu un email du PDG, dans lequel celui-ci demandait à effectuer un virement de 8 millions de dollars, afin de faire l’acquisition d’une société au Royaume-Uni. Étant donné la nature confidentielle de la transaction, l’e-mail indiquait que le trésorier adjoint ne devait discuter de ce virement avec personne d’autre. Pour couronner le tout, le trésorier était en vacances. La transaction semblait crédible et l’e-mail imitait avec précision le style d’écriture du PDG. Alors que le trésorier adjoint commençait à agir suite à la demande du PDG, il se rendit compte qu’il ne pouvait exécuter le virement pour plusieurs raisons.

La politique rencontre la réalité via Kyriba

Grâce aux contrôles établis par l’entreprise et maintenus par Kyriba :

  • Le paiement ne pouvait pas être traité par une seule personne. Cette entreprise avait configuré Kyriba de sorte que chaque paiement devait impliquer au moins trois employés distincts avant son traitement. Un employé demande

    le paiement, un autre employé le traite et un troisième employé l’approuve ou l’exécute.

  • Le montant de 8 millions de dollars dépassait l’autorité du trésorier adjoint dans Kyriba. La plateforme Kyriba applique des limites d’autorité qui donnent à chaque employé un maximum spécifique au montant des paiements qu’il peut approuver. Il aurait dû obtenir l’approbation d’une personne ayant une limite plus élevée afin d’exécuter le virement.

Une fraude stoppée net

Lorsque le trésorier adjoint se rendit dans le bureau du PDG afin d’évoquer ces questions, ils prirent tous deux rapidement conscience que la demande de virement était frauduleuse. L’utilisation de Kyriba par l’entreprise pour faire appliquer ses politiques internes de prévention de la fraude a été essentielle pour empêcher cette tentative de fraude.

Parmi les autres moyens par lesquels Kyriba aide cette entreprise à identifier et à se protéger contre la fraude, citons la diffusion rapide des informations afin de s’assurer que toutes les transactions sont largement communiquées à la comptabilité et
aux autres services clés. La plateforme diffuse des rapports importants plusieurs fois par jour, dont une liste des paiements en cours de traitement.
La diffusion quotidienne des rapports permet au groupe comptable d’effectuer des rapprochements comptables en temps opportun, ce qui met en évidence les paiements frauduleux ou inexacts et leur permet de les empêcher à l’avenir.

Grâce à la capacité de Kyriba à prendre en charge la séparation des tâches, les limites d’autorisation de paiement et les contrôles bancaires, cet important promoteur immobilier a évité une perte de 8 millions de dollars.

 

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