BBC

Success Story

Fondé: 1922
Siège social: London, UK
Industrie: Médias
Chiffre d'affaires: 5 milliards de livres
Employés: 21, 00

 

 

Vue d’ensemble
Il y a deux ans, le service trésorerie de la BBC s’est engagé dans un projet visant à améliorer ses processus. Cette démarche a abouti à une initiative clé : sélectionner et implémenter une solution solide et automatisée du Bank Account Management - BAM. L’étude de cas qui suit présente les enjeux commerciaux et le projet en soulignant les avantages que la solution a déjà apportés.

Le contexte
La BBC est organisée en deux divisions principales : Public Service et Commercial (au sein de laquelle BBC Worldwide représente la majeure partie de l’activité). En 2012, il y avait deux équipes de trésorerie distinctes pour les deux groupes ; celles-ci ont été rassemblées au sein d’une fonction de trésorerie globale au début de l’année 2013. « Je travaille en tant qu’analyste trésorerie à la BBC. Depuis deux ans, je suis, entre autres, responsable des projets et activités BAM. En l’attente de la nomination d’un nouveau trésorier adjoint du groupe, je suis placé sous la responsabilité du trésorier du groupe, Stephen Wheatcroft ».

La situation précédente
Avant la mise en place du BAM, nous disposions de deux bases de données de gestion des comptes bancaires ; l’une pour le service public de la BBC et l’autre pour ses activités commerciales. La base de données du service public existe déjà depuis un certain temps alors que celle dédiée aux activités commerciales est nouvelle. Il y avait des chevauchements entre les bases de données car les secteurs d’activité de l’entreprise n’étaient pas clairement délimités. Dans le cadre d’un projet d’amélioration général des processus visant à renforcer le contrôle et l’efficacité au sein du service, la mise en place d’un nouveau système BAM apparaissait comme une mesure prioritaire. Certains des principaux facteurs de changement furent :

  • Le fait que les anciennes solutions ne bénéficiaient pas du support du service informatique de la BBC et présentaient donc un risque opérationnel important ;
  • Les anciennes bases de données manquaient de possibilités de contrôle essentielles : par exemple, aucune séparation des fonctions n’était disponible, ce qui n’est pas adapté pour les opérations d’ouverture de compte bancaire et les fonctions de modification ;
  • Les anciennes bases de données pouvaient uniquement stocker des données et ne disposaient pas de fonctionnalité de workflow, ce qui représentait une amélioration souhaitable si l’on souhaitait obtenir un contexte opérationnel plus efficace et contrôlé.

Enfin, la solution n’était pas adaptable aux nouvelles exigences potentielles, telles que l’eBAM (gestion électronique des comptes bancaires). De plus, les données générées par cette solution ne pouvaient pas être considérées comme fiables. Elles ne pouvaient apporter de réponse sûre à des questions essentielles comme « Cela représente-t-il tous les comptes bancaires de la BBC ? » et « Est-ce que les informations enregistrées pour ce compte bancaire sont précises ? ».

Le projet BAM – genèse et objectifs

Par conséquent, l’équipe de trésorerie de la BBC a défini ses exigences pour la mise en place d’une solution BAM solide, permettant la centralisation des informations relatives aux comptes, fondés de pouvoir et aux mandats ; disposant de fonctions de contrôle, de documents disponibles en pièce jointe et de gestion du workflow fiables afin de disposer de la visibilité sur le réseau global des comptes bancaires. Le projet s’est nourri de la croissance des activités de la BBC au niveau mondial et des exigences réglementaires correspondantes. Par exemple, le syndicat des acteurs des Etats-Unis a demandé la mise en place d’au moins un compte bancaire pour toute production à laquelle il prend part. Les autres réglementations concernées incluent le FBAR (réglementation aux États-Unis relative aux exigences de signalement des comptes bancaires détenus à l’étranger), Sarbanes-Oxley (SOX) pour le contrôle et la documentation ainsi que les demandes de diverses administrations fiscales. Le projet a été justifié au moyen de l’élaboration d’une étude de rentabilité approfondie. L’étude de rentabilité a permis de dresser un plan dont les objectifs étaient centrés sur la sélection et l’implémentation d’un système BAM automatisé.L’équipe a établi un ensemble détaillé d’exigences fonctionnelles, dont la mise en place se structure en trois phases :

  1. Implémentation de la solution BAM ;
  2. Implémentation de toute amélioration convenue ;
  3. Automatisation intégrale et complète du BAM – en fonction des possibles modifications du système et/ou de l’utilisation d’une solution fournie par un tiers. Des exigences fonctionnelles ont été définies pour ces trois phases et un grand nombre de parties prenantes dans l’ensemble de la BBC ont participé à leur élaboration. Ces aspirations étaient le reflet des besoins stratégiques de l’entreprise pour l’évolution de la gestion des comptes bancaires.

Les objectifs commerciaux les plus importants comprenaient entre autres :

  • Le renforcement significatif du contrôle des données de compte bancaire ;
  • La réduction des erreurs ;
  • La garantie d’une gestion des opérations d’ouverture et de modification solide ;
  • La mise en œuvre d’une grande visibilité pour les audits ;
  • La baisse du risque opérationnel ;
  • L’amélioration de la qualité et de l’intégrité des données à travers l’obligation de contrôles doubles ;
  • La mise en place de processus de secours en cas d’incident efficaces ;

Sélection de la solution
Après confirmation du budget, la BBC a lancé un processus d’appel d’offres officiel. L’équipe comprenait des représentants du service juridique, de celui des achats, du département informatique ainsi que moi-même. PwC (qui nous a assistés lors du processus) a identifié une courte liste de fournisseurs potentiels. L’appel d’offres (« AO ») a été écrit par l’équipe de trésorerie avec le soutien de PwC. Les réponses ont été analysées et notées à l’aide d’un processus de pondération permettant d’évaluer les avantages apportés par le fournisseur potentiel et de les comparer aux exigences commerciales. Au final, l’équipe projet a sélectionné la solution Kyriba BAM. Kyriba a été choisi pour plusieurs raisons incluant notamment, son adéquation fonctionnelle avec les exigences essentielles en matière de BAM de la BBC, ainsi que son coût comparé au budget alloué au projet. Un autre facteur important fut la volonté affichée de Kyriba de travailler avec la BBC à la conception et au  développement d’améliorations fonctionnelles comme les modifications apportées au workflow de saisie de données pour la phase 2. Le contrat de licence avec Kyriba a été établi avec l’aide des services juridique et des achats de la BBC.

Le projet d’implémentation
Nous avons écrit un plan d’implémentation qui couvre l’ensemble des phases potentielles devant être mises en place pour la solution. Chaque élément livré de l’implémentation a été soumis à des tests complets d’acceptation par les utilisateurs. La solution Kyriba est entièrement en mode SaaS (« Software as a Service ») ; le service informatique de la BBC a donc mené un ensemble de tests sur la sécurité des informations que la solution Kyriba a passé avec succès. L’utilisation réelle du logiciel a été précédée d’ateliers de formations pour les dix utilisateurs du front et du back-office de la trésorerie. La première phase d’implémentation portait sur les opérations globales avec des utilisateurs autorisés basés à Cardiff et Londres. La phase d’implémentation comprenait une vaste opération de nettoyage des données, qui s’est révélée très utile afin de fournir une base fiable de la  gestion des comptes bancaires pour l’ensemble de la société. Les processus implémentés ont été révisés en intégralité en vue de les peaufiner avant le début des activités réelles. L’implémentation des phases 1 et 2 a été planifiée et mise en place sur une période de 18 mois.

  • Le stockage de l’ensemble de la documentation correspondante ;
  • La solution devait apporter une sécurité efficace à l’égard des droits d’accès sur les données, et notamment la protection des informations très sensibles comme les spécimens de signatures et les documents de validation de l’identification des fondés de pouvoir, tels les copies de passeports.

Champ d’application
Les phases 1 et 2 sont à présent opérationnelles. Le système Kyriba prend en charge la gestion de l’administration d’environ 550 comptes bancaires au niveau mondial, détenus par 80 à 100 banques. Les comptes bancaires représentent aujourd’hui 54 devises différentes. Le processus de création de compte comprend trois étapes :

  1. La saisie initiale, par l’équipe concernée du front-office, de données telles que la société, la devise et la banque ;
  2. L’ajout, par le back-office, d’informations supplémentaires comme le numéro de compte, le code guichet, l’identifiant SWIFT et l’IBAN, une fois que les données ont été confirmées par la banque ;
  3. La validation du nouveau compte dans la base de données, effectuée par l’équipe du back-office.

Un processus similaire est utilisé pour les nouveaux fondés de pouvoir, mandats et modifications.

La BBC n’utilise pas la fonction ‘Supprimer’, afin de préserver la piste d’audit. Il existe environ 1 000 fondés de pouvoirs autorisés uniques au sein de l’ensemble de la société. La séparation des fonctions du système Kyriba permet de réaliser les tâches de central, front et back-office nécessaires à l’ouverture, la fermeture et l’amendement des informations essentielles.

Bénéfices constatés
L’implémentation des phases 1 et 2 de la solution Kyriba a permis d’atteindre l’ensemble des objectifs commerciaux planifiés pour le projet, tel qu’indiqué ci-dessus. Le processus de gestion des comptes bancaires de la BBC est à présent contrôlé de façon efficace et transparente et se conforme à la réglementation applicable. La grande amélioration de la qualité des audits s’est révélée très profitable, par exemple, dans l’élaboration d’une liste complète et précise des fondés de pouvoir autorisés à la demande. La visibilité de la trésorerie s’est également renforcée : le réseau mondial de comptes bancaires se trouvant dans la base de données de Kyriba, un rapprochement complet est possible. L’amélioration de la visibilité de trésorerie est devenue réalité grâce à ce procédé, étant donné que tous les comptes bancaires de la BBC sont rassemblés dans un système de gestion de la trésorerie centrale. Le rapport sur la position de trésorerie est à présent pleinement fiable car il contient les soldes de l’ensemble des comptes bancaires de la société. Les fondés de pouvoir ont confiance en la qualité des fonctions de contrôle et de sécurité du système et notamment, à l’égard de la protection de leurs données sensibles d’identification.

Bénéfices liés au BAM
L’automatisation du BAM a apporté des avantages tangibles. Des mesures ont révélé que cela permettait d’économiser l’équivalent d’un plein temps par an. Cette économie a permis au service trésorerie de profiter de ressources supplémentaires pour les activités de trésorerie stratégiques à haute valeur ajoutée sans coût additionnel.

Bénéfices liés à la technologie SaaS
En tant que système SaaS natif, la solution Kyriba BAM offre un certain nombre d’avantages technologiques dont :

  • La rentabilité, grâce au partage des ressources d’infrastructure pour la base de données et le matériel ;
  • La réduction du risque opérationnel par l’externalisation de l’acquisition de la technologie et de sa gestion ;
  • L’administration des bases de données, la sauvegarde des données et les services de secours en cas d’incident sont inclus, ce qui réduit encore davantage le risque opérationnel ;
  • La flexibilité de la solution basée sur le web offre la possibilité de configurer et d’adapter le système pour satisfaire aux exigences des procédures spécifiques au client ;
  • Les mises à jour sont testées par Kyriba et sont transparentes pendant les week-ends, minimisant le risque pour le système et la perturbation de l’activité ;
  • La version validée la plus récente du système est utilisée par tous les clients de Kyriba qui bénéficient par conséquent des dernières fonctionnalités en matière de gestion de compte bancaire. Cela simplifie et améliore également les prestations de services de l’équipe de Kyriba.

Projets futurs
La progression vers la phase 3 dépend de l’ordre de priorité des autres objectifs de la trésorerie de la BBC. La BBC souhaiterait changer et simplifier le workflow afin de ne laisser que deux étapes :

  • Création et modification par le back-office, puis
  • Validation

La phase de front-office est superflue et inutile dans l’environnement de la BBC. Des fonctionnalités du système permettent d’indiquer que les comptes sont fermés et également de désactiver les fondés de pouvoir. Nous ne nous servons pas de la fonction Supprimer, cela préserve l’intégrité de la pist d’audit et facilite toute recherche de l’historique. La BBC envisage d’utiliser un fournisseur tiers pour le workflow afin de concevoir une solution connectée à Kyriba, dans le but de renforcer l’automatisation des processus et du contrôle. Le workflow couvrirait l’intégralité du processus BAM (à l’exception de la communication aux banques) ; les informations obtenues par le biais du workflow pourraient être utilisées pour remplir des dossiers créés par Kyriba. Une évolution envisageable prochainement est l’adoption de l’eBAM pour obtenir les avantages supplémentaires en matière de contrôle et d’efficacité liés à l’envoi des messages BAM aux banques de façon automatisée. Cela permettrait en outre de recevoir un retour de la part des banques vérifiant que les actions requises ont bien été effectuées et de demander des rectifications et des corrections au sein de la trésorerie si des erreurs et des omissions sont détectées du côté de la banque. Le champ d’application de l’eBAM serait toutefois limité par le fait que certaines banques utilisées par la BBC, dans des parties du monde moins développées, ne sont pas des membres du réseau SWIFT et ne disposent pas de dispositifs de communication électronique pour leurs clients.

Expérience enrichissante
L’implémentation de la solution BAM de Kyriba au sein de la BBC s’est révélée riche d’enseignements:

  • Lors de l’implémentation, nous avons appris les bénéfices liés à un nettoyage des données en profondeur, en vue d’assurer la qualité des informations utilisées et envoyées par la nouvelle solution dès le départ ;
  • La réalisation d’un examen complet et intégral des solutions a permis à la trésorerie d’identifier les changements de processus permettant d’affiner les performances du système ;
  • Il n’y a pas besoin de rendre trop technique toutes les parties du système. Cela peut mener à de processus pénibles et superflus pour certains éléments de données. La flexibilité de l’implémentation peut être utilisée pour configurer les niveaux souhaités de contrôle et de sécurité.

À propos de la BBC :
La BBC est le premier radiodiffuseur public au niveau mondial. Sa mission est d’apporter à chacun des programmes d’information, d’éducation ou de divertissement. Constituée par charte royale, la BBC est un radiodiffuseur public financé par la redevance versée par les ménages du Royaume-Uni. Les revenus provenant de la redevance sont utilisés pour fournir des services incluant 10 chaînes de télévision et stations de radio nationales, 40 stations de radio au niveau local et un vaste site internet. BBC World Service diffuse ses émissions d’actualité et d’information sur les radios, télévisions et réseaux internet du monde entier en langue anglaise. 27 autres langues sont également disponibles. La BBC dispose aussi d’une branche commerciale, BBC Worldwide, ainsi que plusieurs autres sociétés. Les bénéfices tirés de ces activités sont réinvestis au sein de la BBC pour l’élaboration de nouveaux programmes et services.

À propos de Michael Vasey :
Michael a rejoint la BBC il y a 6 ans. Auparavant, il a occupé plusieurs postes dans les services finance et trésorerie de sociétés importantes dans les secteurs des services financiers, du pétrole et du gaz. En plus du développement et de l’implémentation de solutions technologiques de trésorerie, Michael Vasey a beaucoup travaillé à la mise au point, à la préparation et à l’installation de solutions de financement à court terme et de gestion globale de la trésorerie. Il s’est en outre beaucoup investi dans les questions des conséquences pour la trésorerie des fusions et acquisitions, de prévision de trésorerie, de couverture des risques de change et de gestion des relations bancaires.