Qu’est-ce qu’un hub de paiement et pourquoi en ai-je besoin ?

By Bob Stark, Global Head of Strategy, Kyriba mars 31, 2022

Selon le rapport 2021 AFP® Payments Fraud and Control Survey Report, 90 % des équipes trésorerie considèrent que les fraudes aux paiements ont atteint les mêmes niveaux, voire ont dépassé les niveaux de l’année précédente, année qui avait déjà atteint un record historique en matière de fraude. Les départements de trésorerie et de finances sont souvent impactés, car leurs paiements font l’objet de tentatives de piratage. Parfois, le trésorier entre dans la discussion pour résoudre une faille. Peu importe les raisons et les moyens, le service trésorerie doit fournir de meilleures solutions de paiement au directeur financier, CIO et CISO.

Un système de gestion des paiements ou des « hubs de paiement » répondent à ces besoins. Ils offrent une visibilité générale et des contrôles standardisés nécessaires pour garantir que chaque paiement est géré de façon cohérente, quels que soient la zone géographique, le type de paiement ou le demandeur. Les hubs de paiement, qui étaient le sujet d’un nouvel e-book, assurent que les workflows de paiement sont en adéquation avec la politique de paiement de l’organisation.

Lecture complémentaire : Le guide des hubs de paiement en 15 minutes

C’est la raison pour laquelle les CIO veulent mettre en place des hubs de paiement professionnels (voir ci-dessous) et demandent souvent au département de trésorerie de s’en charger.


À quoi ressemble un hub de paiement ? Voici une représentation graphique de ce à quoi pourraient ressembler vos systèmes de paiement professionnels, avec les entrées externes, les fonctions principales, les types de paiements, la connectivité, etc.

Quand le département de trésorerie prend l’initiative d’un hub de paiement, voici les avantages qu’il identifie :

Standardisation

Pour supprimer les paiements non autorisés (même ceux accidentels), il faut standardiser l’ensemble des contrôles, sans exception. Il faudrait des scénarios de validation des paiements, des étapes d’authentification supplémentaires, des procédures spéciales si les approbateurs sont à distance ou non disponibles et des actions spécifiques en cas de modifications obligatoires du paiement. La politique de paiement d’une entreprise doit être numérisée et renforcée par un hub de paiement afin de garantir que ces contrôles sont appliqués de façon cohérente.

Contrôle des paiements

De nombreuses entreprises exigent que les paiements soient confrontés à la liste de sanctions, avant d’envoyer ces instructions à la banque. Même si c’est une bonne habitude, l’analyse ne doit pas s’arrêter là. Les scénarios de paiement (paiements effectués hors des pays autorisés, premier paiement d’un nouveau compte bancaire, montants irréguliers, etc.) doivent être analysés en temps réel afin de bloquer tout paiement suspect et de le mettre en quarantaine pour qu’il soit évalué par les personnes agréées. Les moyens de paiement se diversifient (virements, ACH, chèques, B2P, blockchain, etc.) et deviennent de plus en plus instantanés. Les entreprises ne peuvent donc plus compter sur l’analyse en temps réel des équipes trésorerie, ni sur leur banque comme dernière ligne de défense. Il serait préférable d’utiliser des solutions plus sophistiquées, notamment l’automatisation des processus robotisés, pour une protection maximale. Heureusement, ces solutions sont disponibles dans la plupart des hubs de paiement.

Visibilité

Les équipes de trésorerie ont du mal obtenir une visibilité complète des paiements sortants avant leur émission. Ce problème tend à s’accentuer, les entreprises adoptant de nouvelles demandes pour les stratégies de paiement afin d’améliorer les recouvrements. La trésorerie n’a pas connaissance de l’activité de paiement suffisamment tôt pour prendre des décisions efficaces en matière de trésorerie et de fonds de roulement. Les hubs de paiement, via la consolidation de toutes les activités de paiement, apportent la visibilité nécessaire pour que l’équipe trésorerie soit sûre des paiements à financer. Ce niveau de précision supplémentaire peut réduire les besoins en fonds de roulement et augmenter le pourcentage de réserves de liquidités totales. Cela a une incidence directe sur l’obtention d’une prime pour les directeurs financiers et trésoriers.

Coût

Les hubs de paiement réduisent les coûts de gestion des paiements. Il y a plusieurs méthodes :

  1. Le département informatique n’a plus besoin de gérer la connexion bancaire
  2. Le département informatique externalise le développement et la maintenance des formats de paiement des banques
  3. Les systèmes multiples qui envoyaient les paiements aux banques peuvent être rassemblés en un système
  4. Le service de trésorerie peut optimiser les services bancaires et supprimer les duplications liées aux systèmes multiples (dont la trésorerie et les ERP) qui se connectaient aux banques.

Réduire le rôle de l’équipe informatique dans la connexion bancaire permettra d’économiser, surtout avec l’harmonisation des formats bancaires vers la norme XML ISO20022. Cette initiative, en plus de la migration des banques vers les API, demanderait des développements par les équipes informatiques pour reconstruire tous les protocoles et formats des ERP aux banques. Les hubs de paiement suppriment ce problème en réduisant les coûts et en éliminant les goulots d’étranglement.

La prévention des fraudes est généralement ce qui motive le passage au hub de paiement. Mais d’autres avantages comme la visibilité, la standardisation, le délai de mise sur le marché et la réduction des coûts, doivent être pris en compte. En effet, ces atouts plaident en faveur du hub de paiement avec un retour sur investissement rapide.

 

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