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La Société Immobilière du Grand Hainaut, un bailleur social qui utilise Kyriba pour sa gestion de trésorerie

By Barbara Borrel

La SIGH est une Entreprise Sociale pour l’Habitat (ESH) localisée dans la région des Hauts-de-France. Ce bailleur social dépend d’Habitat en région ( https://www.habitat-en-region.fr/ ) affiliée à la Caisse d’Epargne. La mission des 370 collaborateurs de la SIGH est de loger 60 000 personnes sur un parc de 28 000 logements. Il y a quelques années, à l’initiative de la direction financière, la SIGH a souhaité digitaliser sa gestion de trésorerie en adoptant l’outil Kyriba.

Les principaux défis à relever en matière de gestion de trésorerie

La gestion de la trésorerie dans le secteur des bailleurs sociaux génère un nombre de flux financiers important notamment en début et en fin de mois. Il est donc important de centraliser tous ces flux entrants et sortants afin de pouvoir les analyser et les contrôler. Le principal défi était donc de réussir la transformation digitale des processus de trésorerie afin de gagner en productivité et réduire le risque d’erreur.

LES LIMITES d’Excel

Excel est un logiciel dont les limites d’utilisation sont vite atteintes comme l’explique dans la vidéo Alexandre Delattre le directeur des finances de la SIGH. Il souligne notamment “ des manques de fiabilité, un manque de centralisation de certaines données et surtout un temps investi par l’équipe trop important à stabilobosser des fichiers à la main ”. En effet, Excel est un outil nécessitant un grand investissement en temps et dont la fiabilité reste toute relative. Un tableur classique est propice aux erreurs humaines, particulièrement dans la réconciliation et la centralisation de plusieurs tableurs et amène à une accumulation de tâches manuelles chronophages et peu productives.

Centraliser les flux de trésorerie et les sécuriser

La volonté de sécuriser la donnée et de la fiabiliser passe obligatoirement par une centralisation des flux financiers. Mais cette centralisation sans outil adapté requérait un long traitement de l’information et était propice aux erreurs et à la fraude car elle était réalisée manuellement par le gestionnaire de trésorerie et le service comptabilité. De plus, en multipliant les sources d’informations, la SIGH éprouvait des difficultés à effectuer des prévisions de trésorerie fiables à court, moyen et long terme.

Gagner en productivité grâce à la digitalisation

Le vieillissement des outils, la complexité croissante des informations bancaires et l’augmentation des données rend la tâche du trésorier extrêmement complexe. Il est donc essentiel, dans un souci de productivité et pour limiter les erreurs, d’opter pour des alternatives plus automatisées et innovantes. Le recours aux technologies digitales vise à transformer des processus obsolètes afin de rendre plus performante la direction financière. Cette digitalisation a vocation à permettre aux trésoriers de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment Kyriba a répondu au besoin de la SIGH ?

Après l’analyse de ses besoins, la société immobilière du Grand Hainaut a mené un appel d’offre classique avec un cahier des charges reprenant l’ensemble des changements qu’ils souhaitent opérer dans leur gestion de trésorerie. Kyriba a remporté cet appel d’offres, la solution a été implantée dans des délais courts et a facilité la vie de la Direction Financière qui songe à une prochaine étape

Un marché public attribué en 6 mois

Après les phases classiques d’un appel d’offres marché public, le choix s’est porté vers la plateforme Kyriba qui proposait une solution s’inscrivant parfaitement dans la stratégie d’innovation de la SIGH grâce à sa plateforme unique et aux fonctionnalités proposées, notamment  une vue d’ensemble de l’état général des flux financiers de l’entreprise, leur centralisation à 100%, la réconciliation des flux de trésorerie et comptables, la capacité de réaliser automatiquement des rééquilibrages entre comptes bancaires et une parfaite connectivité avec les systèmes internes de la SIGH. La grande fiabilité de l’outil Kyriba, sa souplesse et le gain de temps non-négligeable liés à ses fonctionnalités, ont joué un rôle important dans le choix fait par la SIGH.

Pour information, la solution Kyriba est référencée auprès de l’UGAP ( https://www.ugap.fr/ ), la plateforme centrale d’achat publique francaise, ce qui peut faciliter les démarches liées aux appels d’offres.

Une intégration réalisée en 15 jours

Une fois le marché attribué, la mise en place de l’outil Kyriba a été réalisée en 15 jours grâce à un accompagnement assuré par un consultant certifié par Kyriba, conscient des enjeux métiers qui découlent du projet, spécialisé en gestion de trésorerie, et suivant une méthodologie efficace et éprouvée : une phase d’analyse, suivie d’une phase de paramétrage, puis la formation des utilisateur, l’assistance recette et enfin l’assistance à la mise en production. Ceci a permis dans un délai bref d’implanter l’outil et de le connecter tant avec les systèmes internes (ERP) de la SIGH qu’avec son environnement externe notamment bancaire

Des résultats à la hauteur des attentes et des projets d’avenir

Dans leur interview, le Directeur des finances de la SIGH confirme que l’implantation de l’outil a effectivement permis de fluidifier le travail quotidien de ses équipes et de générer les rapports d’analyse et de contrôle adéquats. Sa collaboratrice également interviewée témoigne de sa satisfaction et même d’une sérénité accrue grâce à la quasi-élimination des risques d’erreurs et des tâches répétitives lui permettant de dégager du temps au profit de missions plus gratifiantes.

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