Directeurs financiers : vos équipes de trésorerie mondiales perdent 5 000 heures par an sur les feuilles de calcul

Juillet 19, 2018
Erik Bratt
CFO Treasury, spreadsheets waste 5000 hours

En moyenne, les équipes de trésorerie mondiales perdent 4 812 heures par an lorsqu’elles utilisent des feuilles de calcul traditionnelles pour gérer leur trésorerie, leurs paiements et leurs opérations comptables, selon une récente enquête de Kyriba auprès de plus d’une centaine de grandes enseignes aux États-Unis et en Europe.

Selon les personnes interrogées, l’utilisation d’Excel la plus chronophage serait la détermination de la position de trésorerie globale quotidienne, qui gaspille en moyenne 1 296 heures par an, suivie des tâches comptables relatives à la trésorerie (1 176 heures), des transferts de fonds de paiement (960 heures), des prévisions de trésorerie (792 heures) et d’autres tâches consommant 588 heures par an.

« La perte de productivité due aux feuilles de calcul représente un coût exorbitant pour les entreprises, a déclaré Dory Malouf, analyste principal de la valeur chez Kyriba, à la tête du projet de recherche en cours. Au lieu de se concentrer sur des initiatives qui ajoutent de la valeur et permettent de développer l’entreprise, les trésoriers et leurs équipes, ainsi que les responsables de la comptabilité de caisse, sont réduits à passer littéralement des milliers d’heures à mettre à jour et à manipuler des feuilles de calcul. »

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L’enquête auprès des trésoriers et des professionnels de la finance couvre de nombreux secteurs, y compris l’immobilier et la construction, la vente au détail, la technologie, la fabrication, les services financiers et bien d’autres encore. Dans le cadre d’une étude de cas détaillée, chaque participant a été invité à estimer précisément le temps passé à utiliser les feuilles de calcul traditionnelles pour gérer différentes tâches importantes. Leurs estimations ont été comparées au temps requis pour compléter la même tâche avec Kyriba, qui automatise et rationalise les rapports manuels fastidieux, verrouille les données et présente des avantages indéniables au-delà du traitement des données.

Ces dernières données offrent un nouvel éclairage au débat « enflammé » sur la question de savoir si les professionnels financiers sont trop dépendants des traditionnelles et fastidieuses feuilles de calcul pour remplir leurs devoirs modernes.

En novembre dernier, The Wall Street Journal a publié un article en apparence anodin intitulé « Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs » (« Cessez d’utiliser Excel, disent les directeurs financiers à leur personnel »), dans lequel des directeurs financiers comme Mark Garrett (Adobe) regrettent le temps perdu par leurs équipes sur les feuilles de calcul, y compris pour extraire les données de systèmes disparates. L’article a déclenché une tempête de commentaires de la part des professionnels de la finance et a également été suivi d’un autre article basé sur ces commentaires, « Finance Pros Say You’ll Have to Pry Excel Out of Their Cold, Dead Hands » (« Les pros de la finance déclarent qu’ils se battront jusqu’au bout pour conserver Excel »).

« La question n’est pas que les professionnels de la finance cessent d’utiliser les feuilles de calcul de manière isolée, mais ce que nos chiffres montrent de façon plutôt radicale, c’est le coût que représente une surdépendance aux feuilles de calcul pour gérer une branche financière comme la trésorerie dans son intégralité, a expliqué Dory Malouf. Les feuilles de calcul sont efficaces jusqu’à un certain point et elles ne sont pas performantes à l’échelle globale. »

En début d’année, Dory Malouf a publié ses idées sur ce que les trésoriers pourraient faire du temps de travail gagné sur les feuilles de calcul grâce à l’adoption de l’automatisation dans le Cloud via un système de gestion de la trésorerie, y compris passer plus de temps sur l’optimisation du fonds de roulement et des initiatives de transformation stratégiques. Dans d’autres études, les clients de Kyriba ont indiqué être parvenus à récupérer jusqu’à 80 % de ces heures perdues par an.

« En fin de compte, le débat ne concerne pas tant Excel, mais la nécessité de libérer le personnel financier du fardeau causé par la validation et l’assemblage des données, a déclaré Cheik Daddah, Vice-Président global de l’ingénierie de la valeur chez Kyriba. Le temps est l’atout qui a la plus grande valeur en finance. Libérer du temps permet aux professionnels de la finance de se concentrer sur l’analyse stratégique afin de révéler des données et des informations qui permettent d’améliorer la prise de décision. »

L’équipe d’analyse de la valeur de Kyriba offre actuellement aux prospects qualifiés une étude de cas gratuite démontrant comment un système de gestion de la trésorerie pourrait leur être utile.