Confinement et sauvegarde de l’activité peuvent-ils rimer pour les fonctions de trésorerie ?

By Jérôme BRUN mars 19, 2020

La pandémie de COVID-19 a déjà provoqué la panique des marchés financiers et de lourds dégâts économiques sont à prévoir. Désormais, le risque de propagation du virus nous impose des mesures de confinement. Dans cet environnement incertain, les trésoriers sont invités à activer leurs plans de continuité d’activité et à s’assurer de l’efficacité de ces plans, à distance.

Maintenir la productivité du Trésorier à distance, un enjeu majeur pour la santé financière de l’entreprise

En période de crise, les besoins et donc les demandes d’informations du DAF, du PDG et du Conseil d’Administration s’intensifient. Pour pouvoir prendre les décisions adéquates, les équipes dirigeantes ont besoin d’obtenir une visibilité en temps réel sur les réserves de liquidités et leurs expositions aux risques du groupe (devises, matières premières et taux), ce qui rend essentiel pour la trésorerie de travailler à pleine capacité, même lorsqu’elle travaille à domicile. De plus, l’entreprise doit pouvoir continuer à fonctionner normalement : rapprochement bancaire, encaissements, décaissements, salaires, règlements des instruments financiers, prévisions…

Pour de nombreuses équipes de trésorerie, le défi est de « dérouler » leurs procédures en télétravail et de disposer des mêmes capacités et des mêmes outils qu’au bureau. Par exemple, si le plan de sauvegarde prévoit d’initier et d’approuver des paiements sur des portails bancaires, au lieu du TMS (Treasury Management System – Outil de gestion de trésorier) ou de l’ERP (Enterprise Ressource Planning), cela peut fortement contraindre la centralisation des paiements, ce qui signifie que la trésorerie abandonne la visibilité globale sur les paiements, n’ayant aucun moyen d’exécuter un filtrage de détection de fraude, augmentant ainsi les risques opérationnels (et à terme financiers). En outre, les procédures d’approbation diffèrent lors de l’utilisation de plusieurs systèmes de paiements et/ou de portails bancaires, ce qui signifie que la documentation de sauvegarde n’est pas stockée de manière centralisée et entrave le suivi des règles et des limites d’approbation globales. Ces situations conduisent non seulement à de l’inefficacité, mais créent également des cas de non-conformité et potentiellement de fraude aux paiements.

Si les procédures de sauvegarde de l’activité n’ont pas tenu compte de ces besoins, il faut se demander si elles sont pertinentes. A défaut, les plateformes professionnelles et le digital peuvent compenser ces difficultés.

Les plateformes SaaS, principaux outils de productivité du DAF et du Trésorier

Les DAFs et les trésoriers ont déjà une expérience avérée du numérique : ils échangent avec les autorités fiscales via l’EDI depuis plusieurs années, importent leurs relevés de banque tous les matins, émettent des règlements, captent les alertes et les données des marchés financiers et de manière générale, sont tous embarqués dans la transformation digitale : Finance 4.0. Si les Trésoriers plébiscitent l’usage du SaaS depuis longtemps, c’est que plus que pour toute autre fonction de l’entreprise, bon nombre de leurs interlocuteurs se trouvent en-dehors du périmètre de l’ERP. Connectées à un écosystème large et complexe, les plateformes SaaS centralisent l’information, simplifient et automatisent une grande variété de tâches (réglementaires, bancaires, opérationnelles, etc). De plus, contrairement_à l’on-premice, le SaaS sollicite moins les équipes IT, ce qui s’avère décisif pendant les périodes de crise comme celle que nous traversons. Enfin, les dernières avancées leur donnent une visibilité complète sur leurs réserves et leurs mouvements de cash, leur permettant d’établir leurs prévisions et de répondre en temps réel aux demandes des CEOs et des Conseils d’Administration.

La crise actuelle montre donc la nécessité d’être connecté à des plateformes SaaS. Sans cet environnement, il est impossible pour un DAF ou un trésorier d’être productif en télétravail, car elles sécurisent les échanges et permettent d’importer l’environnement de travail. De plus, elles augmentent la productivité du trésorier et sont, en temps de crise des outils de survie de l’entreprise, car elles permettent de fournir en temps réel aux CEOs et aux Conseils d’Administration les informations nécessaires aux prises de décision.

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