Avery Dennison : une approche globale de la gestion des risques

Avery Dennison, fabricant mondial d’étiquettes et de badges souhaitait mettre en place une approche globale de la gestion des risques incluant ceux de change ainsi que la centralisation des opérations bancaires internes. Kyriba a suivi un calendrier extrêmement serré pour mettre en œuvre un système qui a pu faire ses preuves pendant la pandémie.

Une approche globale incluant la gestion des risques de change et les opérations bancaires internes

Le groupe réalise environ 30 000 transactions FX par an. Les opérations de trésorerie sont centralisées aux Pays-Bas et concernent presque toutes les opérations bancaires d’Avery Dennison. Les Pays-Bas traitent également au nom des filiales. Avec ce volume d’activité, Avery Dennison avait besoin d’un processus de gestion des risques de change fluide et automatisé.

« Tous ces métiers sont désormais traités sur la plateforme Kyriba », déclare Ramon Tolk, Directeur principal de la trésorerie chez Avery Dennison. « La concordance avec les besoins des banques est traitée dans un premier temps; puis il y a une confirmation STP via Kyriba qui permet de garantir que les données sont exactes et complètes à 100%. Pour les transactions dérivées, nous obtenons un flux de données de marché de Refinitiv via Kyriba, qui valorise les dérivés en cours à la fin du mois. »

« Pour boucler la boucle, nous avons un comptage et un reporting, puis Kyriba fournit des informations sur les écritures de journal pour tous les dérivés en circulation. Ainsi, Kyriba se trouve au centre du processus. L’alimentation de l’ERP est finalisée manuellement – même si nous voulons aussi l’automatiser l’année prochaine. »

Sandeep Nene, Senior Manager – Treasury, Avery Dennison explique les défis auxquels sont confrontées les opérations bancaires internes du groupe, problèmes que l’équipe de trésorerie avait pour objectif de résoudre à travers le projet Kyriba.

« Avec près de 50 pays impliqués, notre centre de trésorerie hollandais fonctionne comme un centre de liquidité pour tout le groupe, à l’exception des États-Unis. Il prend en charge tous les pays où cela est permis, par exemple la Malaisie, l’Australie, la région EMEA (etc.). Chaque année, il y a environ 400 prêts interentreprises, pour une valeur supérieure à 10 milliards de dollars.

C’est pourquoi nous avons besoin de beaucoup d’automatisation. Nous recevons les relevés bancaires quotidiens directement de Bank of America et de Citibank, et dans d’autres cas par l’Agence Fides. Kyriba a créé des relevés inter-sociétés mensuels et tous les trimestres, nous capitalisons tous les intérêts sur le prêt lorsque cela est autorisé. Tout le processus est presque entièrement automatisé maintenant. »

Un projet où la rapidité et le phasage ont été essentiels

« Au début du projet, il y avait deux facteurs de succès critiques pour nous », déclare Sandeep Nene. « Nous avons publié l’appel d’offres en 2018 mais nous n’avons signé le contrat qu’en mars 2019. Cela signifiait que nous n’avions que 12 semaines pour installer le système et le mettre en service, ou nous risquions de ne pas avoir de système de gestion de trésorerie ! Nous avons donc divisé le projet en quatre phases: modules critiques, modules importants, améliorations du TMS et amélioration supplémentaire. Sans l’accord pour le faire, nous n’aurions pas pu réaliser la phase 1. » 

La mise en place du SaaS a été réalisé en 78% du temps estimé. Il a donné lieu à des avantages financiers significatifs, dont la réduction du support IT et la gratuité des mises à jour.

« Nous avons désormais un système moderne avec des mises à jour semestrielles et des mises à niveau gratuites ! » déclare Sandeep Nene.

Autre bénéfice : l’accroissement de l’efficacité. La connectivité bancaire est désormais centralisée ; avec une intégration complète au système ERP; le traitement est à la fois automatisé et centralisé ; et le groupe a accès à une large gamme de formats bancaires prêts à l’emploi.

Travailler avec Kyriba a également permis aux équipes trésorerie de : 

• créer une publication automatique et transparente de l’activité ZBA/ activités de pooling ;

• autoriser la saisie des prix de transfert de taxe pour les taux / spreads ;

• rendre le processus trimestriel de plafonnement et de roulement des intérêts beaucoup plus efficace ;

• automatiser des opérations de rééquilibrage des prêts inter-sociétés ;

• rendre les évaluations des dérivés de change plus transparentes ;

• automatiser le traitement de la comptabilité financière et de la comptabilité de couverture.

Le projet s’est également traduit par un contrôle accru en termes d’audit inter-sociétés via la rationalisation du traitement comptable et le contrôle des mandats des signataires de comptes bancaires. 

Selon Sandeep Nene « c’est une belle réussite ! Les facteurs de succès sont l’excellente planification, le travail d’équipe et le respect mutuel, la clarté du calendrier, la définition précise des besoins dans le document de planification et une relation positive entre tous les acteurs. Le projet est devenu live le 31 juillet 2019 ».

La valeur du projet a été rapidement prouvée pendant la pandémie de Covid.

« Nous avons soudainement dû travailler à domicile », dit Tolk. « Mais les choses se sont déroulées sans heurts pour deux raisons. Les systèmes internes que nous utilisons comme Google Meets et Hangouts, nous permettaient de continuer à communiquer. Et du côté de la trésorerie, nos processus étaient presque entièrement automatisés, donc disponibles quel que soit l’emplacement. Notre plan de continuité des activités préexistant nous a aidés. « 

Pour l’avenir, l’équipe d’Avery Dennison travaille désormais à créer un rapport mensuel basé sur les graphiques de Kyriba.

« Nous devons encore remplacer certains processus manuels. Le fonds de roulement est toujours un sujet intéressant et nous cherchons à mettre en place un module de remise dynamique pour payer les fournisseurs plus tôt », déclare Tolk.

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À propos d’Avery Dennison

Avery Dennison est un des leaders de la fabrication d’étiquettes, de billets, de badges et d’étiquettes. Il compte plus de 30 000 employés et opère dans plus de 50 pays dans le monde. La société fabrique des matériaux adhésifs sensibles à la pression pour divers marchés finaux, ainsi que des produits convertis (billets et étiquettes) pour d’autres marchés finaux tels que les vêtements de détail.

En 2019, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires net de 7,1 milliards de dollars. Environ un tiers des ventes est réalisé en Amérique, un tiers dans la zone EMEA et un tiers en Asie-Pacifique, le groupe est largement exposé à divers marchés finaux.